Surat
Menyurat
Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi
atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi
(sendiri) ataupun karena kedinasan. Apabila terjadi hubungan surat menyurat
secara terus menerus dan berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat
menyurat atau lazimnya korespondensi.
Surat-menyurat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan
keluar yang meliputi penerimaan, penggolongan, pengarahan, pencatatan,
pendistribusian dan pengiriman surat keluar.
Fungsi Surat
Menyurat
Surat yang berfungsi sebagai salah satu alat komunikasi
dalam dunia usaha dan perkantoran, dapat juga berfungsi sebagai :
1.
Alat bukti tertulis : adanya
hitam di atas putih berguna untuk dijadikan bukti apabila terjadi perselisihan
atau salah penafsiran antar kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi.
2.
Alat pengingat : berguna untuk
mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama.
3.
Bukti historis : berguna sebagai
bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas suatu organisasi pada masa-masa
lalu.
4.
Duta organisasi : surat dapat
mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan kondisi intern dari organisasi atau
kantor yang bersangkutan.
5.
Pedoman : surat juga merupakan
pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.
Jenis-Jenis Surat Menyurat
Menurut kepentingan dan pengirimnya, surta dapat dikelompokkan
sebagai berikut :
1.
Surat pribadi, yaitu surat yang
dikirimkan seseoarang kepada orang lain atau suatu oarganisasi/instansi. kalau
surat ini ditujukan kapada seseoranng separti kawan atau keluarga, maka format
dan bahasa surat relatif lebih bebas. akan tetapi, bila surat itu ditujukan
kepada pejabat atau organisasi/instansi seperti surat lamaran pekerjaan, ajuan
kenaikan golongan, atau pengaduan, maka bentuk dan bahasa surat yang digunakan
harus resmi.
2.
Surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang
digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan adminiustrasi pemerintahan.
3.
Surat niaga, yaitu surat resmi
yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.
4.
Surat sosial, yaitu surat resmi
yanng dipergunakan oleh organisasi kemasyarakatan yanng bersifat nirlaba (
nonprofit).
Syarat Surat Menyurat
1.
Menetapkan
lebih dahulu maksud surat yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada
penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan,
permintaan laporan atau hal lain. Tentunya disesuaikan dengan Jenis Surat yang
kita ingin tulis.
2.
Menetapkan
urutan masalah yang akan dituliskan.
3.
Merumuskan
pokok pembicaraan satu persatu, runtun, logis dan teratur.
4.
Menggunakan
kalimat efektif.
·
Sederhana :
bersahaja, lugas, mudah, tidak berbelit-belit kata maupun kalimat. Menggunakan
kata-kata yanb biasa dan lazim.
·
Ringkas :
tegas dan mudah dipahami.
·
Jelas : tidak
samar-samar, tidak meragukan, tidak taksa, tidak menimbulkan salah paham.
·
Sopan : menggunakan
kata-kata yang sopan atau halus dan kata-kata resmi (bukan kata sehari-hari)
·
Menarik :
membangkitkan perhatian, tidak membosankan. Bisa dengan variasi kalimat, gaya
bahasa.
5.
Menghindarkan
sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, apa lagi singkaan yang
tidak biasa atau singkatan buatan sendiri.
6.
Memperhatikan
dan menguasai Format atau Bentuk Surat.
7.
Memperhatikan
dan menguasai penulisan Bagian-Bagian Surat.
8.
Penulisan
atau pengetikan yang betul, jelas, bersih dan rapi.
9.
Memperhatikan
ukuran, jenis dan warna kertas.
·
Ukuran :
Kwarto (21x29 cm)
·
Jenis : HVS
untuk lembar asli, kertas tembus atau doorslag untuk tembusan.
·
Warna : Putih
(hvs) untuk lembar asli; kuning (doorslag) untuk perbal; biru muda (doorslag)
untuk tembusan intern; merah muda (hvs) untuk surat rahasia.
10. Isi surat ringkas, jelas, akurat dan eskplisit.
11. Menggunakan bahasa baku.
Contoh Surat
Menyurat
1. Surat Pribadi
Jakarta,4
Agustus 2008
Sahabatku Dina
Jalan Merpati 3
Bandung
Assalamualaikum Wr.Wb.
Halo,apa kabar,baik baik saja kan? Aku dan keluargaku dalam keadaan sehat
walafiat.
Mudah mudahan kabarmu juga seperti itu.Apa di Bandung hujan terus
sepanjang hari? Di Jakarta hamper
setiap hari hujan lo
Din, bulan
depan kan udah mulai libur sekolah, apa kamu punya rencana liburan ke luar
kota? Kalau
tidak aku ingin berkunjung ke rumahmu.Aku ingin melihat
indahnya keindahan kota Bandung dan
berlibur bersamamu
Sekian dulu
surat dariku kapan kapan kita sambung lagi.Kutunggu balasan suratmu.
Wassalamualaikum Wr.Wb.
Sahabatmu,
2.
Surat Sosial
SURAT EDARAN
Nomor: ……….
Dalam rangka
menerapkan disiplin tinggi masyarakat di ……. (nama tempat), perlu kami
sampaikan
beberapa hal mengenai jadwal pembuangan sampah harian sesuai dengan
peraturan pemerintah No. …,
yaitu sebagai berikut.
1.
………….
2. ………….
3. ………….
4. ………….
5. …………
Selanjutnya,
operasi rutin pengawasan dan penertiban pelaksanaan peraturan ini akan
dilaksanakan oleh
tim gabungan dari instansi terkait. Barang siapa melanggar
ketentuan dengan sengaja maka akan
diterapkan tindak tegas pada yang bersangkutan.
Apabila ada yang ingin mengajukan pengaduan,
silahkan menghubungi nomor telepon
bebas pulsa ke xxx xxx xxx
Demikian surat edaran ini agar diperhatikan dan dilaksanakan demi kelancaran
ketertiban lingkungan
rumah tinggal kita.
_______, ___ _______ 2010
………………………
………………………
3.
Surat Niaga
PT Penerbit
Guna Ilmu
Jalan Raya Pendidikan Blok D Makassar, Sulawesi Selatan
Nomor :
543-2/BD-D/VII/10 Manado, 27 November 2010
Lampiran : 1 (satu) berkas
Hal : Permintaan
Kepada Yth.
Kepala Bagian Penjualan
CV Cyber Komputindo Kompleks
Manado Electronik Centre Blok E Lt. 2 No. 13
Kami
beritahukan dengan hormat bahwa kami akan membuka kantor cabang baru di Jalan
Raya
Pendidikan Blok D Makassar, Sulawesi Selatan. Oleh karena itu, kami
membutuhkan; 1) 10 unit
computer; 2) 2 unit printer ; 3) 1 unit scanner, sesuai
yang Saudara tawarkan pada iklan harian Merdeka,
tgl. 11 November 2010.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon kepada Saudara untuk mengkirim
brosur, daftar harga, dan
buku petunjuk teknisnya. Selain itu, mohon
penjelaskan tentang: 1) syarat pembayaran, 2) syarat
penyerahan barang, dan 3)
potongan harga.
Kami tunggu balasan Saudara selekasnya. Atas perhatian dan kerjasama yang baik,
kami menyampaikan
terima kasih.
Hormat saya,
Kepala Bagian Pembelian
Curriculum Vitae
Curriculum
vitae atau daftar riwayat hidup adalah
dokumen yang memberikan gambaran mengenai pengalaman sesorang dan kualifikasi
lainnya. Di beberapa negara, suatu CV biasanya merupakan hal utama untuk pencari
kerja dan sering digunakan untuk menyaring orang-orang yang melamar kerja ketika
mencari pekerjaan, biasanya dilanjutkan dengan wawancara.
Manfaat Curiculum Vitae
Manfaat
curiculum vitae adalah menjelaskan keterangan diri, informasi diri, data diri
dan sebagainya. Dengan CV, setiap orang yang membaca dan memeriksa CV seseorang
akan dapat mengetahui dan menelaah setiap orang dari informasi diri yang telah
diberikan, serta dapat memberikan gambaran seseorang melalui kegiatan –
kegiatan atau dari spesifikasinya dalam pendidikan dan berorganisasi. Dengan
kata lain manfaat CV menjelaskan kriteria diri dalam bentuk teks.
Susunan Curiculum Vitae
1.
Data Pribadi
Bagian
ini berisi nama, alamat, agama, email, nomor telepon dan identitas pribadi
lainnya.
2. Pendidikan
Bagian ini
menjelaskan latar belakang pendidikan dan berhubungan dengan pekerjaan yang
dituju. Pada umumnya, banyak yang membuat CV menjelaskan dari TK
(Pendidikan paling dasar), SD, SMP sampai perguruan tinggi (Pendidikan
terakhir).
3. Pengalaman Kerja
Bagian ini
adalah bagian yang paling dilihat oleh perekrut kerja. Pengalaman kerja
memberikan gambaran apakah seorang kandidat sudah memiliki jam terbang yang
cukup atau masih terbatas. Rekruter juga bisa menentukan apakah kandidat dapat
segera menyesuaikan diri di organisasi yang baru atau apakah dia butuh
penyesuaian yang panjang.
4. Skill Yang Dimiliki
Seharusnya
pada bagian ini perlu dijelaskan dalam CV skill apa saja yang telah dimiliki
sebagai proses belajar maupun pengalaman dari pekerjaan sebelumnya. Dan dibuat
dalam bentuk yang meyakinkan dan informatif.
5. Training Yang Pernah Diikuti
Untuk lebih
meyakinkan lagi, perlu memasukkan daftar training yang pernah diikuti
sebelumnya untuk memberi gambaran sejauh mana pemilik CV telah berkembang dan
wawasan apa saja yang sudah dimiliki.
6. Prestasi
Ini adalah
bagian yang penting disamping pengalaman kerja yang menjelaskan keunikan,
kelebihan dan presetasi sebagai individu sekaligus pencapaian di bidang
tertentu.
7. Kegiatan Ekstrakurikuler/Kemasyarakatan
Selain
hal-hal yang berhubungan langsung dengan pekerjaan. Pada CV juga perlu
memberikan sedikit gambaran kegiatan yang dilakukan di masyarakat. Ini akan
menunjukkan bahwa pemilik CV bisa membagi waktu dan memiliki hubungan sosial yang
lebih luas, tidak hanya sebatas di lingkungan pekerjaan.
Isi
Curriculum Vitae
Secara umum,
Curriculum Vitae berisi tentang data-data:
1. Nama dan Alamat
2. Tanggal lahir
3. Agama
4. Status perkawinan
5. Riwayat Sekolah
6. Kemampuan
7. Pengalaman Bekerja
8. Foto
Sumber :
